Die finale Teilnehmeranzahl muss spätestens 24 Stunden vor dem Termin verbindlich mitgeteilt werden – diese Zahl ist dann auch verbindlich für die Abrechnung.

Eine normale Schwankung von 1–2 Personen ist völlig in Ordnung, solange sie ebenfalls mindestens 24 Stunden vorher mitgeteilt wird.

Wichtig: Wenn z. B. ursprünglich 15 Personen zugesagt wurden und dann 24 Stunden vorher plötzlich nur noch 3 Personen angemeldet werden, ist das nicht möglich.
Eine so starke Abweichung beeinträchtigt die gesamte Planung und kann nicht berücksichtigt werden.

Die Teilnehmerzahl darf also nicht kurzfristig drastisch reduziert werden – denn in diesem Fall hätten andere Gruppen diesen Platz belegen können.